Requirements Engineering
mit Agentic AI.

Anna (PO): Okay Leute, Q3-Planung. Danke dass ihr alle da seid. Ich mach's kurz: Wir haben 12 Wochen bis zum Release, und ehrlich gesagt — der Druck aus den Fachbereichen wird langsam ungemütlich. Marco, wie sieht's technisch aus? Basis steht?

Marco (TL): Basis steht. Keycloak für Auth ist drin, REST-APIs dokumentiert, CI/CD rennt seit letztem Sprint stabil. Wir haben die letzten zwei Wochen nur Foundation-Arbeit gemacht, das war auch nötig. Aber — ich sag's gleich — das Rollen-Rechte-Konzept wird uns zerlegen, wenn wir das unterschätzen.

Dr. Weber: Bevor wir ins Technische gehen — kann ich kurz was loswerden? Ich hab heute Morgen wieder drei Excel-Sheets auf dem Schreibtisch gehabt. Urlaubsanträge. Per E-Mail. Mit CC an fünf Leute, von denen keiner zuständig ist. Wir machen das seit sechs Monaten so. Das ist kein Prozess, das ist Chaos.

Thomas (HR): Kann ich nur unterschreiben. Ich krieg jeden Tag Anträge, bei denen ich nicht mal weiß, ob der Vorgesetzte schon zugestimmt hat. Letzte Woche hab ich einen Urlaub genehmigt, der war drei Tage später — da war der Kollege schon im Flieger. Wir brauchen Sichtbarkeit.

Anna (PO): Warte, Thomas — was genau brauchst du? Nur zur Klarheit.

Thomas (HR): Ich brauch ein Dashboard. Kein statisches PDF, kein Excel-Export — ein Live-Dashboard. Ich will sehen: wie viele Anträge sind offen, bei wem hängen sie fest, welche überziehen die SLA? Wenn ein Antrag länger als 48 Stunden bei einem Genehmiger liegt, will ich das auf einen Blick sehen. Ohne Dashboard ist der ganze Workflow für HR wertlos.

Dr. Weber: Das ist genau der Punkt. Und es geht ja nicht nur um Urlaub. Wir haben Reisekosten, Beschaffungen über 5.000 Euro — da hängt Budget dran. Wenn der CFO nicht freigibt, darf keiner bestellen. Und aktuell erfahre ich das, wenn die Rechnung kommt.

Lisa (UX): Darf ich da kurz einhaken? Bevor wir jetzt drei Workflows bauen, die keiner versteht — ich hab noch kein einziges UX-Konzept gesehen. Wer macht das? Wer testet das mit echten Nutzern?

Anna (PO): Lisa hat recht. Lisa, was brauchst du?

Lisa (UX): Ich brauch zwei Click-Dummies. Variante A: Step-by-Step — Nutzer klickt sich durch den Genehmigungsprozess, jeder Schritt erklärt sich selbst. Variante B: Inline-Genehmigung direkt im Dashboard — keine Popups, kein Kontextwechsel. Die testen wir mit fünf Fachbereichsleitern aus Operations, HR und Finance. Ohne User-Testing bauen wir am Bedarf vorbei. Punkt.

Marco (TL): Ja, geb ich dir recht. Aber Lisa — der Workflow hängt am Rollen-Modell. Ich muss wissen, wer was genehmigen darf, bevor ich den Flow baue. Das ist das klassische Huhn-Ei-Problem. Anna, wie siehst du die Abhängigkeiten?

Anna (PO): Das ist der Elefant im Raum. Rollen, Workflow, Dashboard — das hängt alles zusammen. Marco, skizzier mal kurz was du technisch brauchst, dann priorisieren wir.

Marco (TL): Also: Workflow braucht Rollen. Kein Rollen-Modell — kein Workflow. Dashboard braucht Workflow-Daten, sonst ist's ne leere Tabelle. Und Rollen müssen gegen das Active Directory gespiegelt werden. Wir reden von 400 Usern in 6 Abteilungen mit unterschiedlichen Freigabestufen. Das ist kein simples RBAC, das ist hierarchisch. Abteilungsleiter sieht seine Leute, Bereichsleiter sieht alle, Geschäftsführung sieht alles. Plus Stellvertreter-Regelung — wenn der Dr. Weber im Urlaub ist, muss sein Stellvertreter automatisch seine Pending-List sehen.

Dr. Weber: Stellvertreter ist absolut kritisch. Das war der Hauptgrund, warum unser letztes Tool gescheitert ist. Ich war zwei Wochen in Singapur, Vertretung war nicht hinterlegt, 17 Anträge lagen auf Halde. Die Fachbereiche sind fast durchgedreht. Das darf nicht nochmal passieren.

Marco (TL): Verstanden. Schreib ich auf. Noch ein Punkt: Thomas, dein Dashboard — du meintest Live. Heißt das Echtzeit? Polling? WebSockets?

Thomas (HR): Ich will kein F5 drücken, Marco. Wenn ein Genehmiger was freigibt, will ich das in meinem Dashboard sehen. Und ich brauch am Ende des Monats einen automatischen Bericht: Durchlaufzeiten, SLA-Quoten, top 5 Engpässe. Das geht dann an die Geschäftsleitung.

Marco (TL): Okay, also Reporting on top. Verarbeitet. Jetzt wird's technisch: Thomas, dein „kein F5 drücken" heißt für mich Event-Stream. Und der hängt wiederum am Audit-Trail.

Dr. Weber: Komma, halt — Audit-Trail ist Pflicht. ISO 27001. Jede Genehmigung, jede Ablehnung, jede Änderung muss protokolliert sein. Wer, wann, was, warum. Ohne Audit-Trail kriegen wir kein Zertifikat, und ohne Zertifikat dürfen wir das System nicht produktiv nehmen.

Marco (TL): Eben. Audit-Trail heißt Event-Log. Jede Aktion feuert ein Event. Das könnten wir mit einem Outbox-Pattern machen — dann ist der Audit-Trail gleich der Event-Stream fürs Dashboard und die Notifications. Zwei Fliegen, eine Klappe.

Anna (PO): Notifications — Lisa, du hattest was dazu?

Lisa (UX): Ja. User brauchen Status-Updates. Antrag eingereicht, genehmigt, abgelehnt — jedes Mal eine Notification, idealerweise mit Begründung bei Ablehnung. Ich seh drei Kanäle: In-App Notification-Center, E-Mail für Externe oder Selten-Nutzer, Slack für interne Power-User.

Thomas (HR): Slack ist nice-to-have für Q3. E-Mail und In-App sind Pflicht. Wir können Slack in Q4 nachziehen.

Marco (TL): Okay, Slack=Q4. Notifications brauchen aber den Event-Bus, und der braucht den Audit-Trail, und der braucht den Workflow. Das ist eine Kette. Das können wir nicht parallelisieren — das muss sequenziell.

Anna (PO): Verstehe. Also Architektur-Reihenfolge: Rollen → Workflow → Audit-Trail → Notifications. Dashboard und SAP können parallel laufen, oder?

Marco (TL): Dashboard ja — das kann ich mit Mock-Daten aufsetzen, solange der Workflow nicht live ist. SAP... da wird's spannend. Thomas, du hattest SAP-Integration erwähnt?

Thomas (HR): Ja. Die Stammdaten — Kostenstellen, Vorgesetzte, Abteilungszugehörigkeit — müssen aus SAP kommen. Ich hab keine Lust, 400 Mitarbeiter manuell im System zu pflegen. Das muss automatisch synchronisieren.

Marco (TL): SAP heißt RFC BAPI. Das ist kein REST. Ich muss einen Adapter bauen, der BAPI-Calls in unsere API-Welt übersetzt. Und SAP ist nicht-idempotent — wenn ein Call fehlschlägt, brauchst du Retry-Logik mit Exponential Backoff. Aufwand: 5-8 Personentage allein für den Adapter.

Anna (PO): 5-8 PT — okay, nehmen wir in den Plan. Ist das autark, oder hängt das an was?

Marco (TL): SAP-Adapter ist komplett autark. Der kann parallel zu allem laufen, sobald die API-Schicht steht. Und die steht ja schon.

Anna (PO): Gut. Was ist mit Mobile? Lisa?

Lisa (UX): 70% unserer Genehmiger checken Anträge unterwegs. Die sitzen nicht am Desktop. Ich brauch mindestens ein responsives Layout für Tablet. Mobil completely — das ist Q4. Aber Tablet muss Q3 kommen, sonst verlieren wir die Hälfte der User.

Anna (PO): Okay, Tablet als Stretch-Goal für Q3, Mobile Q4. Marco, was fehlt technisch noch?

Marco (TL): Zwei Sachen. Erstens: API-Rate-Limiting. Wenn 400 Leute gleichzeitig ihr Dashboard pollen — und wir haben Echtzeit noch nicht — killen die unsere Datenbank. Zweitens: Admin-UI. Wir können nicht für jeden neuen Antragstyp ein Ticket beim Dev-Team aufmachen. Die Fachbereiche müssen neue Antragstypen und Genehmigungsstufen selbst konfigurieren können. Sonst bin ich der Flaschenhals, und das will keiner.

Dr. Weber: Admin-UI ist richtig und wichtig. Wenn Operations einen neuen Beschaffungstyp braucht — sagen wir IT-Hardware über 10.000 — dann muss das in fünf Minuten konfiguriert sein, nicht in fünf Tagen.

Anna (PO): Admin-UI für Workflows — aufgenommen. Rate-Limiting seh ich als Teil des API-Layers. Thomas, letztes Wort von dir?

Thomas (HR): Zwei Sachen noch — ich will keinen Perfect-Launch, ich will was das funktioniert. Lieber 3 Workflows die laufen als 10 die haken. Und ich will nach 6 Wochen einen Review — was läuft, was nicht, wo müssen wir nachsteuern?

Anna (PO): Fair. Also iterative Delivery, nicht Big Bang. Marco, Aufwandsschätzung bis Freitag?

Marco (TL): *seufzt* Anna, das war ein Meeting. Ich hab hier grob gezählt: 12 Requirements in 5 Themen-Clustern. Das sind mindestens 8 Epics. Ich brauch bis Mittwoch. Und Kaffee.

Anna (PO): Deal. Kaffee geht auf mich. Nächster Termin Mittwoch 10 Uhr — dann mit Aufwandsschätzung und priorisiertem Backlog.

... Meetingende 14:49 · 47 Minuten · 6 Teilnehmer · 42 Sprechbeiträge ...